Настройка обмена 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред.3) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

Синхронизация данных между программами "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (далее 1С:ЗУП) и "1С:Бухгалтерия 8" (далее по тексту 1С:БП) - это двусторонний обмен, который можно настроить синхронизацию данных по заданному расписанию или по требованию клиента.

Перечень синхронизируемых данных:

• регламентированная отчетность;
• ведомости на выплату зарплаты;
• задепонированная зарплата;
• получение и выплата займов сотрудниками;
• отражение зарплаты в бухгалтерском учете;
• начисление оценочных обязательств по отпускам;
• документы и справочные данные (справочники, перечисления и регистры сведений), которые используются в программе и были изменены или добавлены в другой программе.

Есть исключения:

• сведения об организациях, для которых настроена синхронизация, передаются всегда. Сначала выполняется сопоставление организаций по ИНН, если не получилось идентифицировать организацию по ИНН, то выполняется поиск по наименованию. Если были отличия и в наименовании (опечатки, пробелы, тире, кавычки), то создается новый элемент. Если синхронизируемая организация уже есть, то добавляется информация по ней;
• сведения о подразделениях также передаются при каждой синхронизации. Они идентифицируются по наименованию с учетом принадлежности к организации и иерархической структуры.

Перед тем как приступить к настройке синхронизации необходимо:

1. обе конфигурации необходимо обновить до актуальных релизов;
2. во избежание создания дублей, убедитесь в идентичности объектов в базах и при необходимости приведите информацию к синхронному состоянию, а именно основные справочники, участвующие в синхронизации, и ключевые реквизиты, по которым устанавливается соответствие. Для записей справочников, которые уже участвовали в синхронизации, соответствие устанавливается по уникальному идентификатору. Поэтому изменение ключевых полей записи справочника в одной из программ будет корректно передано другой;
3. сделать резервные копии двух информационных баз.

Произвести настройку синхронизации данных можно либо в программе 1С:ЗУП, либо в программе 1С:БП. Настройка синхронизации доступна только пользователю с ролью Администратор.

Установите флажок «Синхронизация данных в программе 1С:БП».

Настройка синхронизации в программе 1С:ЗУП в разделе Администрирование → Синхронизация данных: установите флажок «Синхронизация данных» и нажмите на ссылку «Настройки синхронизации данных». Если необходимо установить дату, до которой документы в данную программу при синхронизации передаваться не будут, то установите флажок «Даты запрета загрузки» и по ссылке «Настроить» установите дату.

По ссылке «Настройки синхронизации данных» выберите программу, с которой будет производиться синхронизация – Бухгалтерия предприятия, редакция 3...

В открывшемся окне настройки на первом этапе производится выбор способа настройки синхронизации данных.

Рассмотрим вариант прямого подключения к программе через Интернет.

В окне «Выбор варианта подключения к другой программе» установите флажок «Прямое подключение к программе через Интернет».

Укажите параметры подключения к базе 1С:БП:

• в поле «Адрес программы» введите ее адрес в Интернете, для этого войдите в настройки вашего приложения в личном кабинете:
  
  Запомните ссылку к приложению:
  
  В качестве "Адреса информационной базы" укажите запомненную ссылку:
  
• в соответствующих полях введите имя пользователя и пароль, от лица которого будет производиться синхронизация данных и у которого есть права на синхронизацию данных;
• при необходимости установите флажок «Запомнить пароль». Нажмите на кнопку «Далее».

Если нет возможности прямого подключения по локальной сети или через Интернет (веб-сервисы) и используются другие каналы связи, при этом программы, между которыми настраивается синхронизация данных, могут работать полностью автономно друг от друга и в разное время, то возможен вариант подключения Другие каналы связи (сетевой каталог, FTP, электронная почта).

Рассмотрим подключение через FTP-ресурс Clode.ru.

Нажмите кнопку «Далее» для продолжения настройки синхронизации данных.

Шаг с выбором каталога для файлов синхронизации данных пропускаем, для этого снимите флажок «Использовать локальный или сетевой каталог для синхронизации данных».

Раскройте раздел «Синхронизация данных через каталог на FTP-сервере» установите соответствующий флажок.

В адресе каталога укажите ftp://clode.ru

В поле «Пользователь (логин)» и «Пароль» необходимо указать логин и пароль для личного кабинета на сайте Clode.ru.

Если подключение проведено успешно на следующем этапе откроется окно «Настройка параметров синхронизации данных для этой программы».

В полях «Наименование информационной базы» и «Префикс» автоматически указываются наименование данной базы и ее префикс, который будет добавляться автоматически ко всем кодам элементов справочников и номерам документов, перенесенным из этой базы, чтобы различать программы, в которых они были введены, и избежать дублирования данных.

На следующем шаге укажите месяц, начиная с которого данные будут передаваться в программу 1С:БП. Эту возможность удобно использовать, если синхронизация организуется в базах, в которых уже ранее велся учет.

Выберите, по каким организациям (конкретной организации) будет происходить обмен данными из программы 1С:ЗУП в программу 1С:БП (переключатель устанавливается в положение «По всем организациям» или «Только по выбранным организациям»).

Выберите выгрузку данных в программу 1С:БП по сотрудникам:

1. с детализацией по сотрудникам (переключатель устанавливается в положение «с детализацией по сотрудникам»);
2. в режиме «сводно по сотрудникам» передаются только данные из документов «Отражение зарплаты в бухучете», а также «Начисление оценочных обязательств по отпускам» (если формируются оценочные обязательства). Ведомости и прочие документы, содержащие информацию по сотрудникам, не передаются. Данные из документов передаются с группировкой по всем разрезам, кроме сотрудников.

Нажмите на кнопку «Далее» для сохранения настройки синхронизации данных.

Выберите следующий этап «Выполнить начальную выгрузку данных». Начнется выгрузка данных для сопоставления.

После успешной выгрузки данных перейдите в базу 1С:БП для завершения настройки синхронизации данных: укажите месяц, организацию и способ выгрузки данных по сотрудникам.

Перейдите к шагу «Выполнить сопоставление и загрузку данных».

Сопоставление может потребоваться, если до начала синхронизации между программами и в 1С:ЗУП, и в 1С:БП были независимо заполнены сведения об организации. По-умолчанию, сопоставление между элементами справочника Организации происходит по ИНН и Наименованию. Таким образом, если ИНН и Наименования окажутся одинаковыми, то элементы этого справочника будут сопоставлены автоматически. В открывшемся окне помощника будет выведена статистика сопоставления данных объектов. Перед открытием окна программа выполняет попытку сопоставить данные автоматически. Проверьте результаты автоматического сопоставления данных во избежание дублирования элементов справочников.

По двойному нажатию на выбранный справочник, открывается окно для предварительного просмотра загружаемых данных и выполнения сопоставления объектов вручную.

Для перехода к синхронизации данных установите флажок «Закончить сопоставление данных» нажмите на кнопку «Далее».

При необходимости можно настроить расписание для синхронизации данных в автоматическом режиме (если текущая синхронизация данных еще не включена ни в одно из существующих расписаний выполнения синхронизации).

Для завершения синхронизации данных нажмите на кнопку «Готово».

В последнем окне помощника выводятся сообщения о состоянии синхронизации:

• Не удалось получить данные или Данные успешно получены и т.д.;
• Не удалось отправить данные или Данные успешно отправлены и т.д.

По ссылке «Подробно...» можно просмотреть в журнале регистрации, как проходил процесс синхронизации, узнать об ошибках.

При последующей синхронизации:

• кнопка «Синхронизировать» позволяет начать автоматическую синхронизацию данных;
• кнопка «Синхронизировать данные, задав дополнительные параметры» позволяет начать синхронизацию данных вручную, настроив сопоставление одинаковых данных, при этом сначала будут загружены новые данные из программы 1С:БП, а затем выполнена выгрузка в обратную сторону;
• кнопка «Состав отправляемых данных» позволяет увидеть, какие объекты будут отправлены;
• на закладке «Настройки синхронизации данных» можно изменить уже сохраненную настройку синхронизации;
• на закладке «Расписание» по кнопке «Настроить...» можно создать сценарий – выполнение синхронизации данных автоматически по заданному расписанию (например, раз в неделю или раз в день). Сценарий необходим для задания расписания и порядка отправки и получения данных. Не рекомендуется выполнять только отправку данных или только получение данных, хотя сценарий позволяет это сделать. Рекомендуется выполнять полноценную синхронизацию данных в одном сценарии.

Вне зависимости от расписания в любой момент можно выполнить синхронизацию данных вручную, нажав на кнопку «Синхронизировать».

• По кнопке «Настроить синхронизацию данных» можно настроить новую синхронизацию данных;
• по кнопке «Удалить эту настройку синхронизации» настроенная синхронизация удаляется безвозвратно.